Leistungs­zeit­erfassung – ein Muss für jede Steuerkanzlei?!

Während eine Entscheidung für das Modell Arbeitszeiterfassung oder Vertrauensarbeitszeit ohne Zeiterfassung in der Vergang­enheit hauptsächlich auf Basis der persön­lichen Präferenzen sowie des Naturells der Kanzlei­leitung getroffen wurde, ist eine professionelle Zeit­erfassung durch die jüngst­en Entwick­lungen nahezu alternativlos geworden.

Simon Müller, Co-Founder,
21.7.2021
Key Facts
  • Flexibles und ortsunabhängiges Arbeiten erfordert ein durch­dachtes Arbeitszeiten­management
  • Eine Integration der Leistungs­zeiterfassung in die generelle Arbeitszeiterfassung bringt zahlreiche Vorteile mit sich
  • Die innerbetriebliche Akzeptanz der Mitarbeiter sollte durch offene Gespräche proaktiv angestrebt werden
  • Unnötiger und übertriebener Verwaltungs­aufwand kann das Projekt Leistungs­zeiterfassung aktiv gefährden
Simon Mueller
Simon Müller
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Zeiterfassung als Grundlage des flexiblen Arbeitens?

Flexibles Arbeiten hat sich spätestens im Zuge der Corona Krise nun auch bei vielen Steuerberatungskanzleien etabliert. Mitarbeiter haben sich an die Annehmlichkeiten der zeitlich und örtlich flexiblen Arbeitsweise gewöhnt und werden dies auch künftig von ihren Arbeitgebern einfordern. Gerade beim Kampf um junge und motivierte Talente wird eine zeitgemäße interne Struktur, die auch ortsunabhängiges Arbeiten problemlos ermöglicht, mit entscheidend sein.

Neben den vielen Vorteilen, die das ortsunabhängige Arbeiten zweifelsohne mit sich bringt, gibt es auch eine Reihe von Themen, die in diesem Zusammenhang insbesondere für die Kanzleileitung Herausforderungen darstellen. Auch wenn der Großteil der Kanzleien künftig auf eine gesunde Mischung zwischen Home-Office und dem Arbeiten in der Kanzlei setzen wird, gilt es die passenden Strukturen zu schaffen, um neben der neu gewonnenen Flexibilität die gesamt­betriebs­wirtschaftlichen Ziele nicht aus den Augen zu verlieren. Ein Teil davon ist sicherlich ein gut durchdachtes Arbeitszeitenmanagement.

Ein durchdachtes Arbeitszeiten­management ist mehr als reine Zeiterfassung!

Bei dem Aufbau eines Arbeitszeiten­managements sollte man sich zuallererst einmal die Frage stellen, welche Ziele mit der Zeiterfassung erreicht werden sollen. Gerade in dem Berufsfeld der Steuerberatung macht es Sinn, im Rahmen der Arbeitszeiterfassung eine detaillierte Leistungszeit­erfassung zu integrieren. Dabei empfiehlt es sich für Kanzleien Schritt-für-Schritt vorzugehen und die Einführung einer detaillierten Leistungszeit­erfassung mit einigen ausgewählten Mitarbeitern in einer zeitlich festgelegten Testphase zu pilotieren. Dies hat nicht nur den Vorteil, dass das erarbeitete Konzept im Kanzleialltag erprobt und iterativ angepasst werden kann, sondern führt auch dazu, dass die ausgewählten Mitarbeiter direkt in die Erarbeitung der Leistungszeit­erfassung miteinbezogen werden und somit auch beim restlichen Team ein besseres Verständnis für die Umstellung geschaffen werden kann.

Die Leistungs­zeit­erfassung als kostbare Daten­grundlage

Nachdem die Leistungs­zeiterfassung erst einmal erfolgreich in den Kanzleialltag integriert ist, kann darauf basierend eine Vielzahl von sinnvollen Maßnahmen implementiert werden. Neben der generellen Erfassung der Arbeitszeiten liefert die leistungsspezifische Zeiterfassung eine wichtige Datengrundlage, die beispielsweise für die Planung der internen Kapazitäten verwendet werden kann, was gerade in Stoßzeiten von enormer Bedeutung ist. Zusätzlich können dadurch die erfassten Zeiten den Mandanten als Anhang zu den Rechnungen beigefügt werden. Dies erhöht die Transparenz und schafft zugleich ein besseres Verständnis bezüglich der abgerechneten Leistungen, die beispielsweise nicht nach der StBVV oder durch Pauschalen abgerechnet wurden. In diesem Zusammenhang sollten die Mitarbeiter von Anfang an dafür sensibilisiert werden, dass die Kommentare bei der Leistungs­zeiterfassung so verfasst werden, dass entsprechende Reports direkt und ohne manuelle Änderungen an den Mandanten versandt werden können.

Des Weiteren liefert die Leistungszeiterfassung die nötige Datengrundlage, um die Wirtschaftlichkeit der jeweiligen Mandanten konstant im Auge zu behalten. Erfolgt die Leistungserfassung in der Kanzleisoftware – was sich in der Regel als am sinnvollsten herausgestellt hat – kann darauf aufbauend eine ABC-Analyse auf Basis der Deckungsbeiträge der Mandanten erstellt werden. Diese kann wiederum dazu dienen, dass beispielsweise einmal jährlich Maßnahmen für die jeweiligen C-Mandanten erarbeitet werden.

Die Kommunikation mit den Mitarbeitern spielt eine entscheidende Rolle

Die innerbetriebliche Akzeptanz gegenüber einer neu eingeführten Leistungszeit­erfassung sollte von Anfang aktiv angestrebt werden. Dabei ist es wichtig, den Mitarbeitern die Angst vor einer etwaigen Leistungskontrolle zu nehmen und gezielt auf die Notwendigkeit einer detaillierten Leistungszeit­erfassung, insbesondere in Zusammenhang mit flexiblen und ortsunabhängigen Arbeitsmodellen, einzugehen. Zudem empfiehlt es sich, in offenen Gesprächen auf die Vorteile, die sich insbesondere auch für die Mitarbeiter durch die Umstellung ergeben, aktiv anzusprechen. So können z.B. Stunden für die Fort- und Weiterbildung auf einem separaten Code erfasst werden, um vereinbarte Ziele (wie beispielsweise in Summe zwei Tage pro Monat zur Fortbildung zu nutzen) im Auge zu behalten. Auch das Thema Vergütung kann durch eine leistungsspezifische Zeiterfassung für Mitarbeiter deutlich attraktiver und leistungsorientierter gestaltet werden.

Fazit

Eine Leistungs­zeiterfassung macht gerade in der heutigen Zeit für Steuerberatungs­kanzleien absolut Sinn. Neben den betriebswirtschaftlichen Vorteilen, die insbesondere in der besseren Kapazitätsplanung als auch in dem Bereich Performance Monitoring liegen, kann durch ein durchdachtes Arbeitszeiten­management auch ein deutlich attraktiveres Vergütungssystem für leistungsorientierte Mitarbeiter geschaffen werden. Darüber hinaus liefert eine professionelle Zeiterfassung die nötige Rechtssicherheit in Bezug auf das EuGH Urteil vom 14. Mai 2019 (C-55/18), nachdem Arbeitgeber verpflichtet sind, ein objektives, verlässliches und zugängliches System einzurichten, mit dem die Arbeitszeiten der Arbeitnehmer erfasst werden.

Schlussendlich sollte großen Wert darauf gelegt werden, dass der administrative Aufwand, welcher mit der täglichen Zeiterfassung verbunden ist, möglichst gering gehalten wird, um die damit einhergehenden betriebswirtschaftlichen Vorteile nicht durch einen unverhältnismäßigen Administrations­aufwand zu gefährden.

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