Microsoft Office 365 und die vielen Anwendungs­fälle im Alltag einer Steuerkanzlei

Spätestens seit Beginn der COVID-Pandemie und dem großflächigen Umzug ins Home-Office sind Kollaborationsplattformen aus dem Alltag vieler Kanzleien nicht mehr wegzudenken. Gerade Microsoft Teams, eine Kommunikations­plattform aus der Microsoft 365 Produktfamilie, hat sich bei vielen Kanzleien etabliert und es neben den allseits bekannten Produkten wie PowerPoint, Excel und Outlook auf die Landkarte in der Steuerberatung geschafft. Dass in der Microsoft 365 Lizenz noch zahlreiche weitere Anwendungen schlummern, die im Kanzleialltag einen enormen Mehrwert generieren können, ist vielen Kanzleien leider noch nicht bewusst. Im folgenden Blogartikel stellen wir einzelne Anwendungen aus der Microsoft 365 Produkt­familie vor und gehen dabei insbesondere auf mögliche Anwendungs­bereiche im Kanzleialltag ein.

Simon Müller, Co-Founder,
21.7.2021
Key Facts
  • Viele isolierte Softwarelösungen führen zu höherem organisatorischem und administrativem Aufwand sowie zu zusätzlichem Informationsverlust.
  • Microsoft Office 365 Anwendungen finden eine Vielzahl von Anwendungsmöglichkeiten im Kanzleialltag
  • Die Anwendung von Office 365 Produkten ermöglichtes, viele Prozessschritte im Kanzleialltag effizienter zu gestalten und die Arbeit in den eigentlichen Steuerprogrammen (DATEV, Addison) sinnvoll zuergänzen
  • Im Kosten/Nutzen Verhältnis sind Microsoft Office 365 Anwendungen sehr positiv zu bewerten
  • Vor der Integration sollte die System­landschaft geprüft und datenschutzrechtliche Themen geklärt werden
Simon Mueller
Simon Müller
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Viele Köche verderben den Brei – das gilt auch für Software-as-a-Service (SaaS) Lösungen in Kanzleien

Heutzutage gibt es für nahezu jeden möglichen Sachverhalt eine breite Auswahl an Softwarelösungen, die in der Regel auf Basis einer monatlichen Nutzungsgebühr unkompliziert erworben werden können. Sei es für die automatisierte Vertragserstellung, Online-Terminbuchungen, die Visualisierung von Daten oder die interne Kollaboration – das Angebot an SaaS Lösungen ist enorm vielfältig, sodass bereits die Auswahl der richtigen Lösung einige Zeit in Anspruch nimmt. Das Hauptproblem liegt jedoch nicht in diesem Einmalaufwand, um die passende Softwarelösung zu finden – vielmehr besteht die Herausforderung darin, die verschiedenen individuellen Lösungen gewinnbringend in den Kanzleialltag zu integrieren und möglichst ohne Medienbrüche miteinander zu verbinden. Genau hier zeigt sich in der Praxis häufig die große Schwachstelle verschiedener „Insellösungen“. Auch der administrative Aufwand, der mit den vielen verschiedenen Softwarelösungen einhergeht, ist ebenfalls nicht zu unterschätzen. Jede zusätzliche, noch so kleine Lösung bedeutet buchhalterischen, finanziellen und vor allen Dingen organisatorischen Aufwand, der nicht unterschätzt werden sollte.

Die Integration verschiedenster Anwendungen in eine Plattform bringt zahlreiche Vorteile mit sich

Werden unterschiedliche Anwendungen in eine Plattform integriert, bringt dies in der Regel zahlreiche Vorteile mit sich. Zum einen verringert sich dadurch der administrative und organisatorische Aufwand spürbar. Nutzer müssen sich nicht in unzählige Softwarelösungen einloggen, die einmalige Integration in die bestehende Systemlandschaft ist deutlich zeitsparender und man muss nicht jeden Monat mühsam aus den verschiedensten Systemen die Rechnungen für die jeweiligen „Subscriptions“ zusammensuchen. Für letzteres gibt es mit GetMyInvoices zumindest eine praktikable Softwarelösung auf dem Markt, die einem diesen Aufwand abnimmt. Der größte Mehrwert in Bezug auf die Integration verschiedener Anwendungen in einer Plattform liegt jedoch zweifelsohne im Vorhandensein von Schnittstellen, was in der Regel eine reibungslose und medienbruchfreie Interaktion der jeweiligen Anwendungen ermöglicht.

Gerade in Bezug auf die Vielfältigkeit sowie das Kosten / Nutzen Verhältnis ist Microsoft Office 365 sehr positiv zu bewerten. Vielen nur in Form von PowerPoint, Excel, Outlook und neuerdings eventuell noch Teams bekannt, schlummern noch zahlreiche weitere Anwendungen in Office 365, die Kanzleien im Alltag gewinnbringend für sich nutzen sollten!

Microsoft Teams – interne und externe Kollaboration in Steuerkanzleien

Microsoft Teams ist mittlerweile weit verbreitet und im Alltag vieler Kanzleien nicht mehr wegzudenken. Im Gegensatz zu reinen Meeting-Lösungen, wie beispielsweise Zoom, ist Microsoft Teams als vollumfängliche Kollaborationsplattform anzusehen, über die beispielsweise auch interne Chat­funktionen als Kommunikationsmöglichkeiten genutzt werden können. Meetings mit externen Parteien können ebenfalls über Microsoft Teams abgehalten werden, ohne dass alle Teilnehmer des Meetings Microsoft Teams selbst nutzen oder eine App herunterladen müssen. Der Outlook-Terminkalender ist in Teams integrierbar, weshalb interne und externe Meetings komfortabel direkt aus Teams initiiert werden können. Der große Vorteil an Teams ist sicherlich, dass eine Vielzahl von Anwendungen flexibel und ohne großen Aufwand in die App integriert werden können. Im Kontext der Steuerberatung, wo in der Regel die generelle Softwarelösung der Kanzlei für Themen wie die Datenablage (DMS) oder Zeiterfassung genutzt wird, liegt der Fokus der Nutzung von Microsoft Teams jedoch sicherlich in der internen und externen Kollaboration.

Microsoft OneNote – digitales Notizbuch mit vielen Vorteilen für Kanzleien

Was in der Vergangenheit noch häufig mit Stift und Papier festgehalten wurde und im nächsten Schritt gegebenenfalls mühsam eingescannt werden musste, kann mithilfe von OneNote vollständig digital erfolgen. Die Einsatzmöglichkeiten im Kanzleialltag sind jedoch noch deutlich vielfältiger als ein reiner Blockersatz. OneNote eignet sich ebenfalls für die interne Kanzleiorganisation oder die Erstellung von Arbeitspapieren im Rahmen von Tätigkeiten wie der Jahresabschluss- / Steuererklärungserstellung oder der Buchhaltung und erweist sich aufgrund der Benutzer­freundlichkeit als wahrer Effizienz-Booster. Bevor OneNote im Kanzleialltag eingesetzt wird, ist es wichtig, die Sachverhalte, für die OneNote genutzt werden soll, als auch die technische Umsetzung genau abzustimmen. In diesem Zusammenhang sollten klare Strukturen und Prozesse festgelegt werden, die beispielsweise die Rolle von OneNote neben dem generellen DMS genau definieren und eine klare Abgrenzung ermöglichen.

Microsoft Bookings – „Termin-Ping-Pong” mit Mandanten der Kanzlei war gestern

Das Versenden von Terminvorschlägen via E-Mail, das Speichern von Terminblockern im Kalender und das finale Hin und Her, bis der passende Termin gefunden ist – das „Termin-Ping-Pong“ kann schnell zum Zeitfresser im Kanzleialltag werden. Mit Microsoft Bookings können sich Mandanten bequem entweder via Link oder beispielsweise durch eine Integration auf der Website selbst den passenden Termin buchen. Bei der Auswahl der Termine können der komplette Terminkalender oder nur spezielle „Time Slots“, freigeschaltet werden. Die Oberfläche ist individuell konfigurierbar und kann mit dem Logo sowie den Farben der Kanzlei „gebranded“ werden.

Microsoft Bookings in Steuerkanzleien
Microsoft Bookings Seite mit eigener Corporate Identity

Microsoft Power BI – langweilige Auswertungen und Reports gehören der Vergangenheit an

Mit der Business Intelligence Anwendung Microsoft Power BI können Daten in Form von individuellen und dynamischen Dashboards anschaulich und ansprechend visualisiert werden. Die Anwendungsmöglichkeiten von Power BI im Kanzleialltag sind sehr vielfältig und erstrecken sich von der internen Kanzleiorganisation über die Visualisierung von Auswertungen und Reports der Mandanten bis hin zur Erbringung von „Controlling-as-a-Service“ Leistungen. Die Dashboards können dabei komplett individuell gestaltet und dynamisch aufgebaut werden. Für Auswertungen wie beispielsweise die BWA empfiehlt es sich, ein generelles Dashboard zu erstellen, das dann künftig vollautomatisiert und ohne weiteren Aufwand mit den individuellen Daten der Mandanten befüllt werden kann.

Microsoft Power BI in der Steuerberatung
BWA-Auswertungen als Erlebnis durch individuelle und dynamische Dashboards

Microsoft Power Automate – Intelligente Automatisierung der Steuerkanzlei auf Knopfdruck

Microsoft Power Automate gehört zu den cloudbasierten Automatisierungen, die in der Regel auf Basis von sogenannten API-Schnittstellen ausgeführt werden und je nach Anwendungsfall mit der Robotic Process Automation Funktion kombiniert werden können. Die Vielzahl an monotonen und repetitiven Tätigkeiten in der Steuer­beratung sind nicht nur demotivierend und fehleranfällig, sondern wirken sich auch negativ auf die Profitabilität einer Kanzlei aus. Durch Microsoft Power Automate können repetitive und monotone Tätigkeiten auf Knopfdruck automatisiert werden. Die integrierte KI-Funktion sorgt dafür, dass auch nicht vollständig regelbasierte Prozessschritte automatisiert werden können. Die Use-Cases von Power Automate im Kanzleialltag sind sehr vielfältig. Von der automatisierten Vertragserstellung über die KI-basierte Verarbeitung von Dokumenten bis hin zur Rechnungsstellung kann Power Automate in vielen, vor allen Dingen administrativen Prozessschritten, kostengünstig und ohne Wartungsaufwand eingeführt werden.

Fazit

Die verschiedenen Anwendungen und die jeweiligen Einsatzgebiete im Kanzleialltag zeigen, dass der richtige Einsatz von Office 365 als sinnvolle Ergänzung zu den eigentlichen Steuerprogrammen (z.B. DATEV, Addison) einen enormen Mehrwert für Kanzleien darstellen kann. In der Kosten-Nutzen-Abwägung sind die Microsoft Produkte im Vergleich zu Produkten anderer Anbieter sicherlich ganz weit vorne anzusehen. Die Bündelung der vielen verschiedenen Anwendungen in der 365-Plattform bietet dabei diverse Vorteile. Insbesondere das Ineinandergreifen der einzelnen Lösungen, wodurch ein durchgängiger Informationsfluss und eine Verringerung des Einrichtungs- und Wartungsaufwands ermöglicht wird, ist dabei besonders hervorzuheben.

Um Office 365 Produkte erfolgreich in den Kanzleialltag einzuführen, empfiehlt es sich, im ersten Schritt die bisherige Systemlandschaft in Bezug auf die Integration von Office 365 zu prüfen. Weiterhin sollte man sich gerade als Kanzlei auch mit dem Thema Datenschutz auseinandersetzen, um die passende DSGVO-konforme Lösung zu erwerben.

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