Einfluss der Digitalisierung auf die Zusammenarbeit von Steuerkanzleien mit Mandanten

Es gehören immer zwei dazu - das gilt auch für die erfolgreiche Digitalisierung in Steuerkanzleien. Die Beziehung zwischen Steuerberater und Mandant spielt eine entscheidende Rolle für die Zukunft. Gelungene Zusammenarbeit funktioniert durch offene Kommunikation und ein Verständnis für Prozesse.

Ricarda Hieber
24.11.2021
Key Facts
  • Der Grundstein gelungener Zusammenarbeit ist eine offene Kommunikation
  • Regelmäßiger Austausch verhindert unnötige Abstimmarbeit beim Jahresabschluss
  • Prozesse müssen einmal sauber aufgesetzt und dann regelmäßig kritisch hinterfragt und ggf. überarbeitet werden
  • Um Mandanten individuell beraten zu können, braucht es neben Kenntnissen im Steuerrecht auch Kenntnisse über die Abläufe in den Branchen der Mandanten
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Eine Herausforderung für die Steuerberatungsbranche

Die Digitalisierung ist eine der größten Herausforderung und zeitgleich auch Chance für die Steuerberatungsbranche der Zukunft. In der Wunschvorstellung gibt es nur noch reibungslose und hocheffiziente Workflows, die nicht nur Zeit und Nerven sparen, sondern darüber hinaus sogar noch Mehrwerte, wie z.B. ein Reporting in Echtzeit, ermöglichen. Diese Wunschvorstellung zu erreichen kann ein langer Weg sein, insbesondere wenn zwar die kanzleiinternen Prozesse schon optimiert ablaufen, aber nur ein Bruchteil der Mandanten digitale Schnittstellen zur Kanzlei nutzt. Spätestens, wenn die Digitalisierung durch falsches Setup und schlechte Umsetzung sogar noch mehr Aufwand verursacht als der klassische Pendelordner, wird klar, dass die Zusammenarbeit mit den Mandanten einen wesentlichen Erfolgsfaktor der Digitalisierung darstellt. Dass es dabei auf mehr ankommt als nur die Technik, wird gerne vergessen.

Kommunikation ist das A und O

Steuerberater pflegen ein gutes Verhältnis zu ihren Mandanten und genießen mitunter einen enormen Vertrauensvorsprung. Auf diesem sollte man sich aber gerade im Bereich der Digitalisierung nicht ausruhen, denn der Mandant sieht den Steuerberater schließlich zunächst als das, was er ja auch ist – ein Experte im Steuerrecht. Der Zusatz auch ein Experte für die Digitalisierung zu sein, ist aber z.B. aufgrund des verstaubten Image der Branche oder mangelnder Digitalisierung bei den Finanzämtern nicht selbstverständlich. Viele Mandanten wissen gar nicht, welche Ausrichtung der eigene Steuerberater verfolgt und so kann es im schlimmsten Fall passieren, dass trotzdem weiterhin Papierbelege in die Kanzlei gebracht werden, obwohl eine digitale Zusammenarbeit längst möglich wäre. Im ersten Schritt gilt es deshalb aktiv auf Mandanten zuzugehen und über die Möglichkeiten der digitalen Zusammenarbeit zu informieren und so klarzustellen, dass man auch bei Digitalisierungsfragen gut bei seiner Kanzlei aufgehoben ist.

Prozesse müssen gelebt werden

Sind die ersten Schritte geschafft und die Buchhaltung weitestgehend digitalisiert, sollte die Digitalisierung jedoch noch lange nicht als abgeschlossen angesehen werden. Prozesse sind niemals fertig entwickelt und gerade im Zuge schnelllebiger Weiterentwicklungen von Software gilt es diese regelmäßig zu überprüfen. Auch hier ist ein kontinuierlicher Austausch zwischen Mandanten und Steuerberater unerlässlich. Das geht beispielsweise durch regelmäßige Termine, z.B. einmal pro Quartal, in denen es hauptsächlich darum gehen sollte, ob aktuelle Prozesse sauber laufen und potenzielle Verbesserungen möglich wären. Hierbei gilt: besser einen 5-Minuten Termin in dem klar wird, dass es keinen Handlungsbedarf gibt, als bei der Jahresabschlusserstellung festzustellen, dass ein ganzes Jahr lang Fehler aufgelaufen sind.

Entwicklungen in den Branchen der Mandanten verfolgen

Die Digitalisierung als Chance zu sehen allen und jeden beraten zu können mag vielleicht bei kleineren Mandanten noch funktionieren, wird aber bei mittelständischen bis größeren Mandanten zunehmend zur Wunschvorstellung. Dies ist allein schon am Wandel der E-Commerce Welt deutlich geworden. Bei guten Prozessen kommt es auf Details an, die darüber entscheiden, ob ein digitaler Workflow extrem nützlich oder eben komplett sinnlos ist, egal wie automatisiert er ist. Dazu ist es enorm wichtig eine gute Kenntnis darüber zu haben, wie Geschäftsvorfälle überhaupt entstehen, welche Vorsysteme zum Einsatz kommen und wie sich das Ganze letztlich in einer digitalen Buchhaltung abbilden lässt. Es wird also zunehmend wichtig, Experten für bestimmte Branchen in der Kanzlei zu haben. Zusammen mit Hilfspartnern aus der IT ist man so gut aufgestellt, um den Ansprüchen der Mandanten gerecht zu werden und gegenseitig von den Vorteilen der Digitalisierung zu profitieren.

Bereit für die Zukunft

Werden diese Faktoren in der Zusammenarbeit beachtet, sind wichtige Grundvoraussetzungen erfüllt. Natürlich gibt es kein Erfolgsrezept und „Schema F“, was für alle gleich gut funktioniert. Entscheidend ist es, Prozesse und Arbeitsweisen kontinuierlich und kritisch zu hinterfragen, um diese Stück für Stück zu optimieren. So wird jede Kanzlei und deren Mandanten zum Gewinner des digitalen Wandels.

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